提高效率的4个关键点

提高工作和学习效率的方法有很多,方法也因人而异。以下是远航根据自己的摸索,找到的关键4点。

1. 把任务写下来,并优先做最重要的任务

我们常常会有一些突如其来的灵感,比方说去花店买束花布置客厅之类,需要马上记下来,而不至于遗忘。很多事情可能需要等一段时间才需要完成,那么我们需要记录在日历里。记录下任务有助于清空头脑,提高专注度。而且在安排和总结一天或者一周的行程时也会清楚很多。

说到记录任务的工具,目前我个人使用的to-do list软件是Things. 原先使用的是Orchestra。这两个软件各有长短。Orchestra免费提供网页版和Iphone版,远航可以随时随地记录和更新任务。但缺点是没有桌面版本,因此在电脑上工作时添加任务不是特别方便,需要将浏览器一直打开。Things的缺点是略为昂贵,但其功能可以说更完善且人性化,桌面版和Iphone版都非常好用。我还用过其它工具,像Wunderlist,Omnifocus。Wunderlist有个致命的缺点是没有可重复任务的选项,Omnifocus虽被业界公认为是to-do软件的元老,但价格昂贵而且过于复杂,感觉此软件非但没有简化生活,反而让工作程序变得更加繁复。当然选哪个工具要根据个人的需要,我建议你多尝试几种工具再行决定。

在记录任务以后,要注意安排好任务的先后。开始一天的时候,我们很容易干一些无关紧要的活动,比方浏览一些网页,或者回复几个并不紧急的邮件。假如9点到办公室,浏览完网页,写完几个邮件就到了11点,如果再遇上接几个电话或者有开会之类的事情,一个早上基本上做不了什么重要的事情。我个人觉得,早上开始工作的时候,应该先解决一天中的重点和难点问题。你可以问一下自己,假如今天只能做一件事,那么我该完成哪个任务?早晨这个阶段往往是效率最高的时段,做一些无关紧要的事情实在是有些浪费。到办公室后,我们可以先很快地撇一下邮箱是否有紧急邮件需要回复,然后马上开始对付重点任务。

2. 不要多工作业

多工作业(multi-tasking)在很多公司的招聘信息上被列为一项要求的能力之一。其实同时在几个任务上工作,需要花费很大的精力,往往得不偿失。每个任务都有一个背景。如果我们在不同任务上频繁地转换,就需要我们频繁调取储存在大脑中的背景资料。这样使得疲劳感产生得更快,压力也剧增。同时,多工作业常停留在表面,不利于对每个任务进行深入挖掘和思考。卖卖菜还行,但对付严谨的任务万万不可。

因此,多任务处理普遍被时间管理学界所弃。当然这不等于你必须在完成一件事情之后,才能做另一件事。我有习惯在写完一篇文稿后,做一件其它的事情(回几个邮件,打个电话,或者吃一些水果),然后再回过头去重读文稿,看看是否有新想法可以加入。这样让思绪跳出来,常常可以使创造力维持在一定的水准,而且也不至于让自己厌烦。

这里的关键在于,给自己一段固定的时间工作,比如30分钟,45分钟或者一个小时。在这一段时间内专注于一个任务。而不是每5分钟换一个任务。

在这30-60分钟的工作中途,如果有可能,远离所有的通讯设备(邮件,聊天工具,手机等)。你可能只被中断2分钟,但往往需要更多时间重新进入工作状态。远航在工作中会关掉邮件客户端和聊天工具,手机上的Push都是关闭的(除了来电以外)。这样可以大幅度降低被打扰的几率。

3. 将任务分解成步骤

给你一截香蕉,你不需要思考怎么食用。首先剥开香蕉皮,然后从头到尾,分几口吃。而我们做某个任务的时候,思路可能没有这么简单清晰。比方说”用Wordpress做网站”这一任务,有些人可能会先去找主题,然后找到喜欢的主题后开始考虑应该设计哪些功能,然后突然发现此主题没有包含每个功能,于是再回头找另一个主题。跳来跳去,效率自然不高。

和吃香蕉一样,大多数任务都可以分解成几个步骤。以”用Wordpress做网站”为例,分步骤的好处有三点,首先是有助于把思路理清楚,减少不必要的步骤。我们可以把这个任务分成细致的步骤,比如首先计划网站的功能和结构,然后根据功能和结构来选择主题,分别设计每个页面,之后为每个页面添加内容,最后再进行调试。设定好步骤和先后顺序后,我们就不至于在不同的步骤间无意识地跳跃。

第二有利于我们战胜拖延的毛病。比如这个做网站的任务相对来说比较庞大,给人的感觉是需要很多时间才能完成。这个时候非常容易让自己陷入拖延的陷阱,因为我们没有给自己几个比较明了可行的步骤,不知道如何下手,于是会对自己说,我再等等去做。分步骤以后,每一步都可以进一步分解成只需要花几分钟,或者十几分钟即可完成的小任务,可行性提高,因而不容易产生拖延。比如将计划网站的功能和结构这一步骤细分成几个小步:首先参考同类主流网站,然后写下清单,最后画一个结构图。此时,每个步骤所需的时间已经可以用分钟来衡量。既然参考同类网站也就花十几分钟时间,那么被拖延的机会也就大大降低了。

最后一点,因为步骤被细化,每完成一个步骤会带来成就感,你会感到任务在不断进展的感觉,也因此有更大的动力去完成接下来的步骤。

4. 设定截止期

设定一个具体时间停止工作,无形中会给自己增加一些压力,注重最关键的几个步骤。这里打个比方,有时候早上睡过头,发现离一个约会时间只剩半个小时,而我需要花15分钟才能赶到约会地点。于是在15分钟内,我会完成平时需要30分钟才能做完的事情(刷牙,洗澡,早餐,着衣)。我会将两件事情合起来做(比方说一遍吃早饭,一遍穿衣服),或者完全忽略那些不必要的事情(比方说在手机上查看新闻,思考吃什么早餐、穿什么等)。

同理,当我们设定在下午某个确切时间需要离开办公室,或者停下手头工作的时候,我们做事的效率会有一定幅度的提升。我们会减少和同事闲聊的时间,减少浏览网页,减少拖延,减少胡思乱想,更快地做决定。

超长的工作时间只是在心理上给自己一些安慰,给自己心理暗示-觉得自己很努力,没有浪费时间,但实则既不高效,也不健康。限制工作时间有助于我们保持生活的平衡,为第二天的工作储备精力。

补充

以上的技巧是直接提高你效率的方法,但还需要注意的是,在工作的间隙要注意适时的休息。每隔30-60分钟,起来走动伸展一下,喝杯水,吃一点健康的零食,看看远处,休整5-10分钟后再进入工作。

最后一点要补充的是,在你搞清楚自己工作的目的和方向以前,一切工作可能只是徒劳的,那么效率再高又怎么样呢,也许你走得根本就是反方向。关于如何找到方向,请阅读《如何找到一条更适合你的生活道路》。