如何高效地独自(在家)工作或学习

从洛杉矶搬到上海近2个月。虽然以前每年都会来上海看朋友,和居住却实在不是同一码事。环境和人文素养这些问题我并不介意,只是工作环境的变化却出乎意外地成了一个不小的挑战。

在静安区找了一处尚可的小区公寓。原先准备找个办公室工作,结果公寓附近的几处办公楼或是没有空位,或是不甚理想,所以干脆就安心在家工作了。

我协助目前的公司做国际商务开发,将公司的产品出口到美国以外的国家。从市场调研,开发适合当地需求的产品到联系客户,参加展会,草拟合同等全部都是自己来做。除了和老板每个礼拜通一次Skype,其余都是邮件交流。 

一个人工作的好处不用多说。一来可以自由安排时间,不用理会工作时间的限制;二来家里相对比较安静,其他同事不会打扰我的工作。在洛杉矶的时候,我的公寓和公司在西海岸的工厂只有10分钟的车程,即便如此,当时还是希望自己可以在家工作。

我的办公桌

现在算是得偿所愿,却发现单独工作的缺点也不少。而这些缺点也是和优点相联系的:可以自由安排时间之后,就容易对时间的控制产生疏忽。我可以早上6点起来马上工作,也可以过了中午才开始工作,每天要进入工作的状态就得花费不少力气。像我所从事的咨询类的工作,没有太多压力,需要自我施压,拖延症就容易发作。而我的老板在美国东海岸,距离我有12小时的时差,如果要赶上他的工作时间,我要么早上6点起床,要么晚上9点以后工作。所以一旦开始工作,如果不加控制就可以没日没夜。

到上海的两个月时间里,我一直在摸索克服这些问题的方法,总算是找到了一些门道。

习惯比意志力更重要

每个人每天可以通过意志力完成的任务少之又少,可是很具有讽刺意义的是大家对自己的自控能力都非常乐观,所以每个人都会有去健身房办了年卡可没去几次,或者买了外文书籍可没翻几页的尴尬。

一个人工作,没有氛围,没有人督促,光靠意志力,远远不够。而通过习惯来完成任务,效果则不同,一旦养成后非常稳定。

刚到上海的时候,因为环境和工作时间的改变,我之前大部分的习惯,比方写作、冥想、健身都被破坏。重新建立一套习惯,颇费周折,但于我受益无穷。

以下是我一天的行程,除了偶尔几天去外面办事或者受朋友邀请,无法按照自己的时间走,这个行程基本不会有太大改变。包括双休日,我早上的习惯也不会改变,下午不工作,那么所有的出行和娱乐都放在下午。习惯养成后,我很少需要完全靠意志力去行动,一个礼拜下来,虽然我每天娱乐的时间不多,但没有透支的感觉。

6:00 起床 => 洗漱 => 打坐冥想 => 吃早饭

8:00-12:00 紧急邮件或者任务=> 写作/创业 => 看书

12:00-18:00 午餐 => 午睡 => 工作

18:00-20:00 健身=> 晚饭

20:00-21:00 工作

21:00-22:30 联络朋友亲人,娱乐

22:30上床睡觉

如果对一个长期的任务非常重视,那么将任务相关的行动放于习惯列表,这样任务的进展往往出乎预料。以健身为例,我每天都会去健身房25-45分钟。完全不需要思考是否要去,什么时候去,锻炼多久。一到时间点,起身换好健身服就出去了。几个月下来肌肉和线条都出来了,而且完全没有感觉做过太大的努力。

关于习惯我已经写过两篇,有兴趣的请阅读《以晨间习惯高效地开始每一天》和《如何培养和改变习惯》。也强烈推荐大家阅读Charles Duhigg 的《The power of habit》,这本书前半部分对习惯的分析写得比较透彻,值得一读。

遵守时间表

时间表和习惯一一对应。习惯养成后,时间表的功用会有所削弱,但是在开始养成习惯前,我建议列一个上方这样的时间表。

我给自己规定8点开始坐到写字台前工作,中午12点必须停下手头的工作去吃午饭,晚上10:30以后必须上床。

一个人工作很容易没有时间观念,拖延的习惯就容易养成。大家应该都经历过晚上浏览网页迟迟不肯睡觉,第二天迟迟不能起床的情况。拖延时间,疲劳感增加,效率下降,然后进一步推迟时间去完成任务。这样只会产生一个恶性循环。

时间表不能从根本上增强时间观念,但可以结合本文中的其它技巧来帮助改善。

番茄工作法(Pomodoro technique

如前文所说,一个人工作,容易没日没夜,失去对时间的掌控。再者,年轻人不容易疲劳,一坐在电脑前就是2、3个小时不起身。这样即对身体不好,效率也不容易提高。而番茄工作法,是解决这些问题的良方。

此工作法,通过利用软件或者闹钟,每25分钟为一个工作时间单位,两个时间单位之间休息5分钟,每四个时间单位后休息20分钟。一旦倒计时开始,如果中间有任何打断任务的时间发生,那么应该主动停止倒计时,重新开始(因此番茄工作法不适合常常被同事或客户等打断的工作人群)。

以下是我每天使用的Pomodairo Mac版本的截图。黄色的时间是倒计时,下面有今天所需完成的任务,任务右边的数字是所需工作单位的个数。

Pomodairo

 

原理非常简单,但带来的效应却非常显著。就我个人而言,番茄工作法有以下的好处:

在最短时间内让我进入工作或者学习状态,一旦按下软件上的计时器,压力倍增。看到倒计时,原先想拖延一下看看网页和手机的心理消失不见。

提升成就感:我们可以看到软件上相对应的任务所需要的工作时间单位。一般的GTD记录完成的任务,并不记录完成任务所需的时间。而番茄计时法,把时间单位也融入其中,完成任务后可以看到此任务所花的时间,那么成就感就更加明显。

每次需要估算一个任务所需要的时间单位数量,比方说今天写一部分博客文字我估算需要3个单位(我的一个工作时间单位是30分钟,那么总共1.5个小时,不包含休息时间),我就在软件中写下3,在完成我期待的任务后再看看最终用了几个时间单位,长此以往,不难想象我们对完成任务所需要的时间的估算能力会有所提高。

相应的,我觉得自己更加珍惜时间,对任务优先度的处理也更加妥当。早上开始行动以前,我会根据一天的任务,分配时间单位给每个任务。因为根据我几个星期来的试验,我每天可以完成的单位数在8到11个之间。那么我会把一些不重要的事项踢出任务列表,或者与其它任务合并在一个工作单位内完成。以前每天早上都对一天所能做的事情持有太过乐观的态度,现在知道一天的工作时间单位数量只有8-11个,那么也就更加珍惜时间,避免拖延。

这个工作法还逼迫我每隔30分钟休息一下,走动和舒展身体,吃一些杏仁、核桃、水果,补充水分。这种短暂的休息一天加起来不过50-60分钟,却大有裨益。

在网络上有不少此方法的使用技巧,搜索番茄工作法或者Pomodoro Techinique即可。

先做主动性高的事情

早上起来后,多少仍然会有一些睡意。假使做一些较为被动的事情,如看书或者听录音等,不容易催醒大脑。而我觉得健身和创作则是开始一天很有效的方式。我习惯于早上写一些东西,无论写博客还是日记,没几分钟就可以让自己的睡意全无。

午睡

我写过午睡的技巧,现在看起来还应该加上一点。我的建议是午睡的时候不要在床上睡,至少不是平时晚上睡觉的同一张床。因为我们习惯了在这张床上睡6-9小时,那么一旦躺上去睡午觉,就倾向于躺很长的时间。刚到上海的时候,我常常不知不觉就午睡1个半小时(也就是一个睡眠周期),即便有闹钟也无济于事。后来才发现是睡床上的原因。现在我一般找个枕头在客厅的沙发上躺20分钟。躺沙发上不容易全身过于放松,避免进入过深的睡眠。

最后一点是,在单独工作或者学习的时间,不要做闲散的事情,包括浏览网页,看电视,打电话,发短信/微信,购物,打扫,花很长时间午餐。这些事情容易打乱工作和学习的节奏。再从这些事情上进入工作状态就需要损耗意志力,得不偿失。有条件的,最好可以有一个书房,将所有的娱乐工具和无关紧要的通讯设备都隔离在房外。白天我很少会中途浏览网页或者做其它的事情。我把短信、微信之类不紧急的提示都设置为无声也没有震动,这样不会打断我的任务。

这些技巧是我根据最近的经历总结而成,没有系统而言。如果你有什么经验,请与远航分享,谢谢。

原文链接: http://yuanhang.me/work-or-study-at-home/

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  1. […] 如果说2012年是找回自我的一年,那么2013年则是这个自我质变的一年。从洛杉矶搬到上海,从雇员变成独立咨询,开始每天冥想和运动。意识上的提高前所未有,对生活的理解和掌控也远非一年前所能比。 8月热浪过后,搬到上海。那时觉得不过是换个城市,和不同的人来往罢了。但其实搬到一个新城市,对思维的刺激和生活方式的影响都不小。我的作息、社交、工作等的变化不在意料之中。 成为公司的独立咨询后,工作时间和地点有了选择的余地。可以在工作日半夜搭上去巴黎的飞机,第二天早上在巴黎街头的咖啡馆和老板Skype商量一个新项目。但获得的自由越多,对自律的要求也越高。虽然何时工作没有限制,但我每天的时间表却基本相同。 冥想是2013年最成功的选择,或许也是质变的首要工具。对自我情绪的体察和控制是其带来的最大的益处。从开始有规律的冥想之后,我从来没有生气一次,也没有哪一天心情很低落。心态平和了,也放下了生活中的很多执着。 但13年也有做得不够的地方。 – 看书少 有规律的阅读是从2011年底离开某化妆品公司之后开始。2013年我看了大概十五本书,多半是英文的。阅读英文小说的速度相对慢一些,一本书常要花2个礼拜。看得慢倒不是问题。看书的习惯没有养成,以取代没有营养的社交信息和新闻。 – 旅行少 我对旅行并不感冒。过去,我的旅行多半是为了工作或者看望朋友。 2013年我只是在美国,法国和中国之间旅行,仍然是为了工作或者探访亲友。 我又是个多少缺乏安全感的人,不爱离开巢穴。这对一个每个月都要出差的人实在是种讽刺。 – 博客被忽略 读书得少,旅行得少,那么想法也就少一些。我写得慢,写得又比较零散。零星的文字,我觉得并不值得一读,所以也就不放到博客上。2012年底,我还一度希望每个星期写一篇博文。而2013一整年,加上这一篇,只写了十四篇博客。不提写作能力,多半是不够专注,总有这样那样的借口。 […]